Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма

Отличия от других писем

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на

  • деловую (формальную)
  • личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

  • лаконичность
  • точность
  • аргументированность и логичность
  • информативность
  • оценочная и эмоциональная нейтральность
  • стандартизированность:
  • используются официальные бланки
  • употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
  • количество тем — 1-2
  • адресность
  • четко выраженная субординация (в случае необходимости)

Существует два типа писем-оветов:

  • письмо-отказ
  • письмо с положительным ответом

Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о

  • дате составления инициативного письма
  • его регистрационном номере

1. Отсутствие структуры2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики3. Неаккуратное оформление4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)7.

Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.

Одной из задач руководителя является работа с деловой документацией. Если это направление деятельности не ведется, в организации будет хаос, так как большинство управленческих решений имеют документальное выражение.

Руководителю совершенно не обязательно самому распределять входящий и исходящий поток писем. Облегчат задачу помощники, взяв на себя организацию деловой переписки.

Все поступающие в компанию документы фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Только некоторые из входящих писем в него не заносятся.

Лицо, осуществляющее прием входящей корреспонденции, сверяет правильность получения письма нужным адресатом, проверяет целостность конверта или иной его упаковки. Если документ поступил ошибочно, то он направляется обратно в отделение связи или пересылается по назначению.

Конверты от всех входящих писем, как правило, сохраняются и прикрепляются к самому письму. Штемпель почтового отделения с датой, указанной на конверте, в некоторых случаях является единственным доказательством факта получения/отправки документа. Также бывает, что адрес отправителя указан только на конверте. Конверты от поступивших претензии физических или юридических лиц и обращений граждан сохраняются в обязательном порядке.

Входящий документопоток любой компании делится на три группы:

  • Самая важная документация, адресованная руководству компании, сразу попадает директору. Срок для рассмотрения таких документов – от 2 до 3 дней. В случае временного отсутствия первого лица компании заместитель обязан известить его любым доступным способом.
  • Документы, адресованные заместителям директора по функционалу. Письмо направляется в соответствующее подразделение, а затем ответ на него поступает на подпись директору или его заместителю.
  • Документы, попадающие сразу менеджерам среднего звена. Не уходят на рассмотрение директору.

Руководитель, как правило, должен знакомиться со всеми входящими документами, чтобы представлять и трезво оценивать обстановку в компании, принимать и оперативно выдавать решения.

Преимущества и недостатки деловой переписки

Свое мнение или поручение по документу руководитель оформляет в виде резолюции (в верхнем правом углу он указывает исполнителя и перечень работ, которые необходимо выполнить).

При подготовке резолюции нужно учитывать следующие правила:

  1. Обязательно указывается ФИО исполнителя, иначе это будет считаться ошибкой, а резолюция – неверно оформленной.
  2. Необходимо адресовать документ одному исполнителю. В случае, когда их несколько, стоит для каждого написать конкретную задачу.
  3. Безусловно, при написании резолюции должны быть соблюдены все правила деловой этики и корректности.
  4. Если руководитель, выдавая поручение сотруднику, допускает самостоятельное выполнение задачи с выбором способа решения на усмотрение исполнителя, то в резолюции можно не прописывать обязательных действий. А если он ожидает четкого соблюдения инструкций от исполнителя поручения, то и в резолюции должны быть конкретизированы последовательные шаги для него.
  5. Не стоит дублировать сроки исполнения документа, если они оговорены в тексте. Если же сроки не прописаны ни в тексте письма, ни в резолюции, то это будет считаться ошибкой.
  6. Подпись и дата – обязательные реквизиты резолюции.

Сейчас налаживание связей с международными партнерами дело весьма актуальное и вполне привычное. При размещении вакансий работодатель часто указывает в требованиях к кандидату владение одним или несколькими иностранными языками. Конечно, самым распространенным в международном общении по праву считается английский язык, и многие сотрудники владеют им достаточно свободно и без труда могут прочитать/написать деловое письмо на нем.

Международная переписка также регулируется общепринятыми правилами, предъявляемыми к написанию и оформлению документов. Они разработаны службами стандартизации в рамках Международной организации – ИСО (Intеrnаtiоnаl Оrgаnizаtiоn fоr Stаndаrdizаtiоn, ISО).

Термины в части регулирования международного документационного процесса установлены стандартами ИСО серии «Документация и информация». Ими же закреплены:

  • бумага (формат) для использования приподготовке документов;
  • межстрочные интервалы и шаг письма;
  • требования к бланкам международных документов, а также формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков.

Требования к оформлению деловой документации на территории России заметно отличаются от тех, которые предъявляются к международным письмам.

1) контактная информация об отправителе (Issuеr Fiеld) – название компании, ее почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, телефакс и др.;

2) индекс отправителя (Rеfеrеnсе Linе);

3) дата (dаtе);

4) «внутренний адрес» (Insidе Аddrеss), состоящий из наименования получателя письма (конкретное лицо или организация), его почтового адреса;

5) ссылка на конкретное лицо «К сведению» (Аttеntiоn Linе);

6) приветственное обращение (Sаlutiоn);

7) заголовок (Subjесt Linе);

8) основной текст письма (Воdу оf thе Lеttеr);

Деловое личное

9) заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе);

10) подпись (Signаturе);

11) запись о наличии приложений (Еnсlоsurе);

12) отметка о рассылке копий документа (ССNоtаtiоn).

1. Контактная информация об отправителе. На фирменных бланках писем размещают название компании, логотип (товарный знак), адресный блок. Ниже указывают род деятельности организации. Например, ПАО “Ростелеком”, предоставляющее телекоммуникационные услуги, на бланке указывает: “Предприятие международной и междугородной электрической связи”.

2. Индекс отправителя. В международной переписке в письме указываются его поисковые данные: цифробуквенные обозначения отправителя, секретаря-машинистки, подразделения, компании, номера дела и т.д. Например:852/13, 852 – порядковый номер письма, 13 – номер дела. Ссылка выглядит таким образом:

  • Кindlу mеntiоn Ех 15/1793 in уоur rерlу (Просим упомянуть Ех 15/1793 в вашем ответе) и др.

Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма

3. Дата в письме ставится, как правило, на бланке сверху в правой части. Иногда возникают разночтения в датах, что приводит к определенным сложностям. Например, дата 05.06.2020 по английским традициям будет восприниматься как 5 июня 2020 года, а в Америке – 6 мая 2020 года. Хотя в соответствии со стандартом ИСО 8601: 1898 рекомендуется использовать цифровое написание даты в такой последовательности: год, месяц, день: 2000.06.05.

При буквенно-цифровом написании даты разночтения исключены: 20 Junе 2020 (20 июня 2020).

К традиционным способам оформления дат, используемым в Великобритании, относятся: 22 Fеb. 2020; 22 Fеbruаrу 2020. В США распространена другая последовательность написания элементов даты: Fеbruаrу 22, 2020.

4. Адресат («внутренний адрес»). При написании адреса строки выравнивают по левому краю, промежутки между буквами лучше исключить, весь адрес стоит писать сжато. Страну назначения, название местности и учреждения связи следует писать прописными буквами. Как правило, в строке почтового адреса должно быть не более 30 знаков.

Автор письма должен руководствоваться правилами написания адреса, принятыми в стране назначения. В регулирующем стандарте даны лишь рекомендации.

При составлении письма частному лицу используются следующие элементы адреса:

  • наименование адресата с указанием его семейного положения или титула: мисс, миссис, мистер;
  • имя, фамилия, приставка к имени:
  • имя вместе с фамилией для отличия лиц в семье;
  • фамилия семьи (одно слово или несколько), употребляемая для идентификации семьи (например, Румайн, Свот, Чейзи);
  • приставка к имени: младший, старший;
  • занятие, функция, по адресу (через):
  • определенное занятие (секретарь, экономист, преподаватель);
  • по адресу (через) – пишетсявзаимосвязь с другим лицом или компанией (по адресу Клайди Брайн; по адресу семьи Уоткинс). почтовый пароль
  • пункт доставки:
  • тип улицы (авеню, бульвар и др.);
  • название улицы (Северная авеню; Северный бульвар);
  • регистрационный номер на улице; номер подъезда, этажа, квартиры (12/105, подъезд № 15, 10-й этаж, квартира № 178);
  • наименование дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, комплексу и др.;
  • село, деревня (Миннесота, Дэнвер);
  • номер почтового ящика;
  • общая доставка.
  • почтовый пароль или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, доставляющего письмо:
  • почтовый пароль, который применяют во время финальной сортировки местным или региональным отделением доставки. К этим паролям также могут быть добавлены и другие цифры или буквы (789 16; ХН13 180);
  • номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления корреспонденции к месту назначения;
  • наименование учреждения, которое несет ответственность за доставку письма получателю до места назначения(допустим, почтовый ящик Берн 38).
  • наименование территории:
  • наименование региона, района и др. (Калифорния, Йемен);
  • страна назначения (Ирландия, Швеция, Чехия, Норвегия).

Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий

Информационное письмо многофункционально:

  • сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
  • извещает (о переизбрании членов совета директоров)
  • уведомляет (об отгрузке товара)
  • заявляет (о намерениях)
  • подтверждает (получение товара)
  • напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
  • рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)

Как правильно писать деловые письма? Виды и структура делового письма

Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.

При составлении письма обязательно используйте следующие пункты:

  • Обещание
  • Обоснование
  • Цену вопроса
  • Призыв к действию

Готовое письмо может выглядеть следующим образом:

  • Стилистика изложения.
  • Наличие служебной субординации.
  • Лексика без сильного выражения эмоций.
  • Как правило, письмо занимает не больше одной страницы.
  • Шрифт по всему тексту одинаковый (не мелкий и не крупный).
  • Обычно составляется на официальном бланке организации.

Этап 2. Вступление в письме

Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.

Как правило, вводная часть содержит в себе информацию о тех обстоятельствах, которые привели к написанию письма. Основной текст – это непосредственно само содержание, суть сообщения. В заключительной части подводят итоги, которые могут выражать отказ, согласие, просьбу и так далее.

Правильно закончить письмо тоже очень важно. В заключительной части нужно подвести итог того, о чем говорилось ранее. Однако не стоит растягивать умозаключения на 10 предложений. Следует помнить, что в деловом стиле ценится лаконичность и краткость. Лучше ограничиться простыми фразами. Для примера будет приведено несколько конструкций, уместных в заключительной части деловой переписки. Деловые письма нужно завершать максимально корректно и вежливо.

  • Благодарность за помощь или внимание. «Позвольте выразить признательность за…». «Благодарим Вас!»
  • Уверение адресата в чем-либо. «Были бы рады сотрудничать с Вами».
  • Выражение надежд на будущее. «Надеемся получить от Вас ответ в ближайшее время».
  • Просьба о чем-либо. «Будем признательны, если сообщите о результатах».
  • Извинения за причиненные неудобства. «Просим прощения за задержку оплаты».

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

  • имеет традиционную форму «Уважаемый»
  • пишется с большой буквы посередине строки

3.Преамбула

  • знакомит адресата с основной мыслью письма
  • готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма

  • вы четко указываете суть предложения/обращения
  • приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

При написании заголовка необходимо:

  1. Выдержать деловой стиль;
  2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
  3. Выделить основную тему;
  4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

  • Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
  • Поздравляем со вступлением в новую должность! 
  • Претензия по качеству продукции  от ООО “Эдельвейс”.
  •  Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

  1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
  2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
  3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
  4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
  5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

  1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
  2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
  3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
  4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
  5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.
  • Точка не ставится вообще.
  • После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
  • После запятой можно продолжать писать со строчной.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит  суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

  • даты;
  • факты;
  • документы;
  • договоренности;
  • упоминания других лиц и прочее.

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать. 

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Инструкция по написанию письма

Любое деловое сообщение должно быть написано следующим образом.

  1. Беспристрастно.
  2. Адресно (то есть предназначено конкретному лицу).
  3. Аргументировано.
  4. Достоверно.
  5. Максимально полно.
  6. Вся информация в тексте должна быть актуальной на момент написания.

Составление делового письма можно разделить на несколько этапов.

1. Сначала нужно указать адресата. Для этого в верхнем правом углу бланка нужно написать инициалы, фамилию и должность получателя. Если адресат – это организация, то следует указать ее юридический адрес.

2. Обращение к получателю. Его следует размещать ниже посередине бланка. Ранее уже говорилось, какие фразы можно использовать. Обычно обращение имеет вид: «Уважаемый Игорь Петрович!»

6 главных правил деловой переписки

3. Изложение цели. Ниже с новой строки нужно написать главные мысли, всю суть, упоминая причины обращения. Если речь идет о каких-то проблемах, то стоит предложить варианты ее решения. Если это предложение о сотрудничестве, то нужно объяснить, как оно будет происходить. Если же в письме отражена жалоба, то стоит попросить о принятии конкретных мер. Словом, получатель из текста должен понять, что конкретно от него хотят.

4. Заключительная часть. И, наконец, с новой строки нужно вставить завершающую фразу и подпись.

Далее будет рассмотрено несколько образцов деловых писем, чтобы стало еще понятнее, как именно их составлять.

Как не ошибиться в выборе стиля письма?

В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?

  • Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
  • При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
  • Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
  • Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться

Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:

  • в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
  • вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы

Личный стиль

  • Наличие личных местоимений: я, мы, вы
    Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся
  • Прямые обращения и просьбы
    Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра
  • Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал

Формальный стиль

  • Замена личных местоимений абстрактными существительными
    Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов
  • Замена личных обращений и просьб констатациями
    Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра
  • Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что

При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.

Основные особенности делового общения:

  • Строгий стиль изложения

    Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.

  • Применение смайликов

    Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе. При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.

  • Обращение к собеседнику по имени и отчеству

    По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.

  • Предоставление ответа в рамках деловой переписки в течение двух суток

    Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ. Предоставление ответа в рамках деловой переписки

  • Отсутствие излишней назойливости

    Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.

  • Правило зеркала

    Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.

  • Поздравление с праздниками и памятными датами

    По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.

  • Благодарность

    Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.

    Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.

Особенности составления электронного письма

Правила оформления делового письма гласят, что необходимо придерживаться строгой стилистики. Нужно использовать только те средства речи, которые характерны для служебных документов. То есть, уместен будет официально-деловой стиль. Язык должен отличаться следующими чертами.

  • Официальностью.
  • Точностью подачи информации.
  • Объективностью.
  • Структурированностью.
  • Содержательным, но кратким изложением.

Суть дела следует излагать простыми короткими предложениями, делая упор на глаголы. Не нужно перегружать текст прилагательными, применять малоизвестные и узкоспециализированные термины, которые может не понять адресат. Это вызовет только негатив и отторжение. Лучше постараться объяснить простыми, понятными словами, побольше фактов и конкретики. Наличие малоинформативных и «водянистых» текстов деловой стиль не допускает.

К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Если на оформление делового письма потребовалось несколько страниц, то нумеровать нужно, начиная со второй. Для этого рекомендуется использовать арабские цифры. Точки рядом с номерами ставить не нужно.

Письмо обязательно следует делить на абзацы и при необходимости на подзаголовки. Текст не должен иметь вид сплошного потока, поскольку будет плохо восприниматься. Абзацы покажут, где заканчиваются и начинаются другие мысли.

Важно отметить, что для деловой переписки неприемлемы опечатки, подчистки и какие-либо исправления. Они будут свидетельствовать о неграмотности и несерьезности оппонента.

Также важно знать, как составить деловое письмо, если нужно дать отказ в чем-либо. Ведь даже завуалированный негатив или отказ не останется незамеченным и повлечет за собой неприятные последствия. После такого нельзя будет рассчитывать на положительное или хотя бы нейтральное к себе отношение. При составлении письма не нужно поддаваться эмоциям.

Сообщение не следует начинать с категорического «нет», в какой бы форме оно не выражалось. В противном случае у адресата создастся впечатление, что он неинтересен и не имеет никакого значения. Сначала лучше изложить ненадуманные убедительные объяснения. Когда причины отказа будут кратко перечислены, можно плавно перейти к констатации факта. При этом, согласно этикету делового письма, рекомендуется использовать формулировки следующего типа.

  • К сожалению, у нас нет возможности исполнить вашу просьбу.
  • Нам искренне жаль, но мы вынуждены отказаться от вашего предложения.
  • Глубоко сожалеем, но мы не можем удовлетворить вашу просьбу по следующим причинам.

В идеале в начале письма стоит вкратце изложить просьбу адресата. Так он поймет, что с его предложением действительно ознакомились, и наверняка это оценит.

Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.

Уже ни для кого не секрет, что сегодня, в условиях сумасшедшего ритма жизни, когда передавать и принимать информацию порой приходится мгновенно, нет возможности ждать день, неделю или того больше. В связи с чем деловое общение выходит за рамки традиционного почтового и трансформируется через мессенджеры.

Но для официального закрепления отношений и договоренностей между партнерами все же приходится использовать деловые письма, а не ограничиваться голосовыми сообщениями, которые считаются, по мнению большинства, дурным тоном. Следует четко разграничивать, с кем можно, а с кем все-таки не стоит стирать эти границы официальности.

Язык деловой переписки претерпел некоторые изменения. Ряд правил уже давно устарели. Например, никто не использует в письмах такие фразы, как: «Извещаем Вас…», «Пишет Вам…», также не встречаются обращения «Гражданин» и «Госпожа». Но все больше применяются в письменной речи слова, заимствованные из английского языка.

Например, залончить, дистёрбить, сдисапирить, пушить. Также появилось многообразие аббревиатур: ASAP, RSVP и др. Кроме того, скорость получения ответа на деловые письма сейчас сократилась до минимального времени, так как границы четкого рабочего дня давно стерты. Многие руководители считают, что хороший менеджер должен быть на связи 24/7, другой вопрос – правильный ли это управленческий подход.

Конечно, при написании писем есть ряд правил, которые не меняются на протяжении уже долгого времени.

Особенности оформления электронного письма

Одним из основных видов деловой коммуникации с партнерами была и остается электронная почта. Через написание каждого письма мы совершаем продажу, и не имеет значения, продаем мы самого себя как специалиста или услугу/товар.

Овладеть искусством деловой переписки и освоить ее язык не так уж и сложно. Нужно просто научиться сочетать официальный стиль изложения информации с более доступным и понятным для всех. Достаточно всего лишь уметь слушать и слышать собеседника, и тогда вы сможете получить от него все, что вам необходимо.

Каковы же основные элементы письма?

Уделив должное внимание деталям письма, вы тем самым продемонстрируете уважение к партнеру и сэкономите время, не потратив его на исправление ошибок и неточностей.

1. Заголовок

2. Обращение

3.Преамбула

В этой части письма

Требования к бланку

Согласно правилам делового письма, его лучше оформлять на фирменном бланке компании. К нему выдвигаются следующие основные требования.

  • Посередине бланка нужно вставить Герб РФ, если предприятие является государственным.
  • Письмо размещать на листе формата А4.
  • Слева оставлять поле пустым (хотя бы 3 сантиметра). Это необходимо, потому что через какое-то время материалы будут подшиты к остальным документам.
  • Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2. Он лучше всего воспринимается при чтении.
  • В шапке письма нужно указать название организации, ее фактический и юридический адрес, телефон и электронную почту.

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Основные элементы письма

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

В письме, как правило, указывают следующую информацию.

  1. Полное название компании, а не только аббревиатуру.
  2. Номер телефона, факса, банковского счета и электронную почту.
  3. Адресата. Причем название компании стоит употреблять в дательном падеже. Если нужно указать фамилию и должность, то рекомендуется использовать дательный падеж. Если у получателя имеется звание или ученая степень, то это нужно указывать перед именем человека.

Важно заметить, что каждый реквизит следует писать с заглавной буквы и с новой строки.

Обращения в деловом письме

Применение цитирования

Официальное сообщение всегда должно оформляться в нейтральном тоне. Такой же вид должны иметь и обращения к адресату. Фразы по типу «Добрый день» будут неуместны. Если хочется поприветствовать, то лучше использовать формальное «Здравствуйте». Но самым грамотным вариантом считается обращение по имени-отчеству. Причем неважно, сколько длится знакомство с адресатом. В письме нельзя применять короткую форму имени (например, Петя, Аня и так далее).

Сохранить межличностную дистанцию, проявить уважение к человеку старше по возрасту или выше по должности поможет обращение на «вы». Однако стоит отметить, что в некоторых компаниях, наоборот, принято употребление «ты» при общении даже в письме.

Стоит заметить, что обращение «Уважаемый господин» нельзя использовать без последующего указания имени этого человека. Также нужно избегать сокращений «г-н», «г-жа». Если нужно обратиться к группе лиц, то допускается не указывать имена. Тогда можно коротко написать: «Уважаемые господа!» По правилам после обращения по имени нужно всегда ставить восклицательный знак. Например, подобная фраза в деловом письме будет иметь следующий вид. «Уважаемый Александр Сергеевич!»

В заключительной части можно использовать различные варианты. «С наилучшими пожеланиями», «С уважением», «С надеждой на сотрудничество» и прочее. Здесь обращения должны носить официальный, но дружелюбный тон.

Что еще нужно знать про деловые письма?

1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода — открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)

2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный

3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Дата написания

Несмотря на то что переписка деловая, в деловом письме можно попрощаться по-разному. Для этого следует использовать так называемые закрывающие фразы.

В качестве примера можно привести следующие варианты:

  1. Искренне Ваш.
  2. С уважением.
  3. С наилучшими пожеланиями.
  4. Желаю успехов в работе.
  5. Надеемся продолжить сотрудничество.
  6. Рады были оказать услугу.

Могут быть и другие варианты. Здесь выбор завершающей фразы – это исключительно дело вкуса.

Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки

  • Четко излагать мысль и определять ответственных. Стоит избегать двусмысленных и «обтекаемых» формулировок, которые будут заставлять получателей додумывать и читать между строк. Не следует писать длинные письма.
  • Облегчать задачу получателя письма, конкретно формулировать варианты требуемых от него действий.
  • Заботиться об удобстве адресата. Сместите фокус внимания с той позиции, которая удобна вам, на позицию, удобную для получателя.

Не стоит забывать, что голосовые сообщения приемлемы далеко не для всех и не всегда. На практике это выглядит так, что человек разглагольствует около часа на вольную тему, когда письменно он бы изложил суть вопроса в трех, максимум четырех предложениях. Не забывайте учитывать интересы получателя сообщения, а не только свои собственные.

Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области. Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач.

Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:

  • взаимное уважение оппонентов друг к другу и занимаемым ими позициям;
  • внимание и уважение к деловым интересам оппонента;
  • обязательное соблюдение конфиденциальности;
  • пунктуальность в решении любых задач превыше всего.

Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.

Письмо-запрос

Как работать с деловой корреспонденцией

Это образец делового письма-запроса. В нем никаких недочетов нет. Были соблюдены все правила составления официального письма. Из текста становится все понятно, какая проблема возникла и что необходимо сделать для ее решения. Также в сообщении содержатся все контактные данные, приветственное обращение, завершающая фраза и подпись.

Итак, публикация продемонстрировала, как нужно составлять письма, предназначенные для деловых партнеров. Это следует делать правильно и грамотно, чтобы не ударить в грязь лицом. Ведь от этого зависит будущее компании. Также важно вовремя ответить на деловое сообщение. Это допускается сделать в течение трех-семи дней с момента получения письма.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector