Уведомление об отпуске в 2019 году

Нюансы

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

  • ежегодный — оплачивается компанией;
  • дополнительный;
  • связанный с обучением, повышением квалификации;
  • за собственный счет;
  • декретный — в случае беременности;
  • для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным графиком отпусков.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Уведомление об отпуске в 2019 году

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Для совместителей

Отпуск совместителю должен быть предоставлен параллельно с тем периодом, что и по основному месту работы.

На основании предоставленной справки будет выдано оповещение о предстоящем отпуске.

Для иностранных граждан была отменена обязанность оповещать о предстоящем отпуске сотрудников миграционной службы, если он предоставляется без сохранения заработной платы.

Что касается оповещения самого наемного рабочего, то этот порядок является стандартным.

Законодательство РФ не разделяет порядок оповещения по должностям. По этой причине порядок уведомления о предстоящем отпуске стандартный.

Для госслужащих

Государственных служащих, как и иных наемных сотрудников, оповещают о предстоящем отпуске за несколько недель до его наступления.

В обязательном порядке факт оповещения подтверждается подписью сотрудника в журнале учета.

Согласно статье 20 Трудового Кодекса РФ, индивидуальный предприниматель относится к той же категории работодателей, как и юридические лица.

Уведомление об отпуске в 2019 году

Исходя из этого, оповещение о предстоящем отпуске сотрудник должен получать по стандартной схеме.

Основные последствия неоповещения сотрудника о предстоящем отпуске заключаются в следующем:

  • сотрудник в таком случае вправе требовать его переноса на иной временной промежуток;
  • при отказе в переносе отпуска сотрудник вправе подать исковое заявление в правоохранительные органы, что влечет возможное начисление штрафов.

Чтобы избежать проблем с правоохранительными органами, достаточно своевременно оповещать об отпуске своих наемных работников.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Важно! Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать.

Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Обратите внимание! Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

  1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
  2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним. 

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Обратите внимание! Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

  1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ). 
Название компании Физическое лицо указывает здесь свои фамилию и инициалы. Для юридических лиц необходимо написать полное название. Если учредительные документы предполагают какие-либо сокращенные варианты — их тоже вписывают. Размещается надпись в левом углу бланка вверху.
Данные работника Эта информация должна занимать верхний угол вверху. Сначала пишут должность, а потом ФИО сотрудника — в родительном падеже.
Текст Это поле содержит информацию о начале и окончании отпуска и о его виде.
Подпись Обе стороны ставят отметки об ознакомлении с бумагой.
Направление документа в дело В низу бумаги — в левом углу об этом ставят отметку.

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Сообщить сотрудникам о сроках предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работодатель должен за 2 недели до начала отдыха. Такое требование прописано в ст.123 ТК РФ.

Способов информирования персонала может быть несколько:

  • Подготовить отдельный бланк уведомления для каждого, где будут прописаны сроки предоставления ежегодного отдыха.
  • Ознакомить персонал с графиком Т-7 под роспись, для этого может быть составлен ознакомительный отдельный лист или добавлена графа в табличную часть формы Т-7.
  • Составить приказ на отпуск за 2 недели до его начала и ознакомить с ним трудящегося.

Как именно организация будет уведомлять персонал, решает работодатель сам. Главное – иметь на руках документ, подтверждающий факт ознакомления не позднее, чем за 2 недели.

Это может быть ознакомительный лист к графику, подписи сотрудников в самой форме Т-7 или бланк уведомления с подписью сотрудника.

Наиболее удобно составить график, утвердить его, после чего донести сразу до сведения каждого члена рабочего коллектива.

Можно составить отдельный лист, где будут собраны подписи всех ознакомленных работников.

Наличие подписей персонала в графике или ознакомительном листе будет подтверждать факт ознакомления с отпускным расписанием.

Если в организации имеется практика уведомлять с помощью уведомлений, то сделать это нужно также заранее – не позднее, чем за 14 дней до начала ежегодного отпуска.

Нарушение сроков информирования персонала об отпускных датах влечет за собой нарушение ТК РФ. За это работодатель может быть наказан штрафом.

Когда не нужно?

Работника не нужно информировать о дате начала отпуска за 2 недели в следующих случаях:

  • отдых предоставляется в даты, отличные от указанных в графике (по заявлению);
  • в организации нет графика, предоставляется отдых по согласованию сторон;
  • работник недавно принят на работу и не включен в график Т-7.

Если компания решает сообщить каждому персонально о датах наступления его отдыха с помощью уведомлений, то нужно оформить два бланка.

Один отдать трудящемуся, второй оставить в организации после того, как работник поставить в нем свою подпись.

Уведомление с подписью работника будет подтверждать осведомленность об отпускных датах.

Бланк уведомления должен содержать:

  • данные о работнике, для которого он предназначен;
  • название документа;
  • вежливое обращение к работнику (например, Уважаемый Иван Иванович!);
  • фото-3причина обращения – необходимость информирования о дате начала оплачиваемого отпуска;
  • конкретная дата начала и продолжительность;
  • подпись руководителя и исполнителя;
  • дата и место составления.

Уведомление об отпуске в 2019 году

Сроки передачи уведомления сотруднику – не позднее, чем за 14 дней до начала отпуска.

Способы подачи – лично в руки, по почте. Электронная отправка – не самый лучший способ информирования, так как у работодателя не будет документального подтверждения факта уведомления.

По этому вопросу нужно знать, что унифицированной формы уведомления о начале отпуска не существует. В связи с чем кадровая служба предприятия имеет право самостоятельно разработать и применять свою форму. Причём рекомендуется до начала использования документа ратифицировать образец извещения в учётной политике предприятия либо в других внутренних актах предприятия, регулирующих кадровый документооборот.

Как указывалось выше, в зависимости от вида информирования будущий отпускник должен поставить свою визу либо на распоряжении, либо на отдельном листе уведомления, либо расписаться и поставить дату в соответствующих блоках графика отпусков, либо зафиксировать этот факт в отдельном журнале. Всё зависит от способа, который установлен во внутренних нормативных актах.

Но бывают ситуации, когда сотрудник отказывается признавать спущенный сверху график отпусков и не хочет подписывать уведомление. Заметим, что такое сопротивление со стороны трудящегося не приведёт к нужному результату. Здесь можно только договориться. Отменить в одностороннем порядке сроки выхода в отпуск невозможно.

Но если человек всё-таки упирается или его просто нет на рабочем месте, что делает невозможным подписание уведомления, работодатель имеет право:

  1. В присутствии двух свидетелей и должностного лица составить акт, в котором должны быть зафиксированы причины отказа от подписания извещения. Если человек не даёт вразумительных аргументов своего отказа, в акте прописывается, что сотрудник (Ф. И. О.) отказался ставить свою подпись на уведомлении без объяснения причин.
    Образец акта об отказе подписывать уведомление

    Под визой исполнителя должны стоять подписти 2-х свидетелей с указанием их должности и датой визирования

  2. Когда человека нет на рабочем месте, возможно направление официального уведомления заказным письмом с уведомлением о вручении. Сделать это можно также через курьера или любого из сотрудников предприятия. Главное здесь, чтобы после передачи бумаги была получена отметка-подпись, что извещение получено адресатом. Датой информирования в этом случае будет считаться день, когда человеку был вручён документ.

Уведомление об отпуске в 2019 году

Как только все формальности выполнены, работник обязан отправиться в отпуск, нахождение его на рабочем месте ни к чему не приведёт.

Работодатель же, в свою очередь, за 3 дня до наступления отпуска должен выплатить сотруднику отпускные.

Регистр уведомлений, которые выдаются сотрудникам предприятия, должен вестись в каждой компании, сюда относятся извещения:

  • о реорганизации общества;
  • о даче объяснений;
  • о переводе на другую должность;
  • о корректировках в распорядке трудового процесса, условиях труда и отдыха;
  • о плановом отпуске.

Всю информацию, касающуюся грядущего отпуска, нужно своевременно, заполняя все необходимые столбцы, вносить в этот внутренний журнал. Основная задача этого регистра — оперативный поиск данных по конкретному вопросу. Особенно это актуально при возникновении разногласий и претензий со стороны недовольных работников и регуляторов.

Как практически в большинстве всех вышеперечисленных документов здесь нет стандартизированной формы, поэтому кадровая служба компании имеет право принять внутреннее решение о том, какие сведения будут отражаться в регистре. Но есть правила документооборота и учёта, поэтому рекомендуемый стандарт заполнения журнала следующий:

  1. Титульный лист регистра должен содержать наименование предприятия, название журнала, а также период, когда учётный документ был начат и закончен.
    Титульный лист журнала регистрации уведомлений (пример)

    Титульный листдолжен содержать реквизиты и срок ведения (время окончания указывается по факту)

  2. На следующей странице рекомендуется подготовить реестр, кто и в какое время ведёт этот журнал. Здесь нужно указать следующие моменты:
    • Порядковый номер.
    • Период, в который должностное лицо выполняло функции регистратора (с какого / по какой месяц и год).
    • Ф.И.О. ответственного сотрудника.
    • Должность и структурное подразделение, в котором он числится.
    • Название и реквизиты приказа, дающего основание для исполнения функций по ведению регистра.
    • Виза ответственного сотрудника.
      Лист №2 регистра учёта уведомлений (шаблон)

      Основные столбцы листа №2 должны содержать информацию о лицах, кто назначен вести журнал учёта уведомлений

  3. Далее, следует основная содержательная часть самого регистрационного документа, оформленная в табличной форме. Основные данные здесь:
    • Обязательный номер порядкового пункта.
    • Наименование кадрового документа (уведомление, извещение, акт об отказе и пр.).
    • Дата его составления и регистрационный номер могут быть как в одной графе, так и в разных (как удобнее заносить данные).
    • Преамбула документа (переносится заголовок документа).
    • Ф. И. О. адресата, кому направлен документ, с указанием должности и отдела (чтобы не допустить путаницу между однофамильцами, можно указывать табельный номер работника).
    • Дата ознакомления с документом.
    • Ответ адресата на предъявленное извещение.
      Лист №3 регистра учёта уведомлений (шаблон)

      Лист №3 — основная часть учётного документа

Нужно ли уведомлять работника о начале отдыха?

Когда не нужно?

Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:

  • уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
  • обязательная роспись служащего об ознакомлении.

Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.

Все листы регистра должны быть пронумерованы и прошиты суровой нитью. На обороте журнал фиксируется на приклеенный лист А6, на котором указывается дата прошивки документа, количество страниц, гендиректор предприятия визирует журнал, ставится печать компании.

Образец фиксации «прошито и пронумеровано» в регистре

Печать, фиксирующая регистр, может быть и не гербовой, но виза генлдиректора должноа быть оригинальной (не стоит ставить факсимиле)

Как правильно оформить

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Однако все же есть ситуации, при которых информация в графике есть, но заявление все же написать нужно:

  • Сотрудник получил согласие от руководства пойти в отпуск в другой день, чем записано в графике;
  • В график занесен только месяц, а конкретная дата там не записана;
  • Отпуск предоставляется новому сотруднику, который на момент составления документа еще не работал.

В указанных ситуациях заявление, где проставлена виза руководителя, служит подтверждением согласования периода отпуска, и является основанием для создания необходимого приказа и проведения расчета выплат.

Кадровики некоторых компаний все равно требуют оформления заявления на отпуск, даже когда работник идет в него согласно графику. Они обосновывают это тем, что составление приказа и расчет выплат могут быть проведены только на основании письменного запроса. Нормативными актами не запрещено это делать, хотя и влечет за собой лишний документооборот.

Уведомление об отпуске в 2019 году

Шаг 1. Оформляем шапку, указываем полное название компании.

Шаг 2. Пишем реквизиты: дата, исходящий номер, место составления.

Шаг 3. Указываем адресата: ФИО, должность, структурное подразделение отпускника.

Шаг 4. Озаглавливаем документ: Уведомление об отпуске по графику

►Как поступить, если работник отказывается идти в отпуск по графику

Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.

Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).

Шаг 7. Берем автограф директора.

Шаг 8. Берем подпись отпускника об ознакомлении с уведомлением, указываем дату.

Даты издания извещения и ознакомления могут совпадать или разниться. Главное, чтобы первая была не позднее второй, а вторая – не менее двух недель до указанного начала отпуска.

Помарки, исправления и ошибки не допускаются, если избежать их не удалось, документ нужно переделать.

Составляется уведомление работника о начале отпуска в двух, а возможно, и более, экземплярах, один из которых остается у работника, второй у руководства. При необходимости дополнительный экземпляр передается в отдел кадров.

Дополнительные меры

Уведомление об отпуске в 2019 году

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

  • о начале реорганизации;
  • об оформлении объяснительных;
  • о переводах сотрудников в другие отделы;
  • о том, что были изменены условия работы;
  • о предоставлении отпуска.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

Название учреждения При этом указывается официальное полное имя и в скобках возможные сокращения.
Наименование данного документа Ему также следует присвоить имя.
Даты На “титулке” указывают как время начала ведения журнала, так и дату окончания его заполнения. Это поможет найти информацию за определенный период времени.

Далее проводится внесение сведений о сотрудниках компании, на которых лежит ответственность за заполнение журнала и учет уведомлений.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

  • наименование бумаги;
  • дата составления;
  • номер, присвоенный после регистрации;
  • выдержка текста уведомления;
  • должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
  • дата ознакомления с бумагой;
  • данные о реакции сотрудника на данный документ.

Уведомление об отпуске в 2019 году

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Образец заполнения уведомления о начале отпуска

Порядок ознакомления работника с уведомлением

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

  • Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
  • Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
  • Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
  • Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

Уведомление об отпуске в 2019 году

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Внимание! Уведомления об отпусках должны храниться в архиве организации не меньше 5 лет.

Случаи отказа сотрудника

Отдых по графику

Большие компании, где производственный процесс является непрерывным, не могут обходиться без соблюдения принятого графика отпусков.

Оповещение о периоде начала отпуска играет ключевую роль в таких ситуациях.

Отдых не по графику

Отдых не по графику может быть предоставлен на основании поданного сотрудником заявления.

Если речь идет о переносе отпуска на другое время, что автоматически подразумевает под собой изменения в графике отпусков, то обязательно следует ознакомить с ним сотрудников.

Если же сотрудник принял решение пойти в дополнительный неоплачиваемый отпуск по собственному желанию, то в оповещении нет смысла, поскольку он предоставляется на основании предоставленного заявления самим рабочим.

Уведомление об отпуске: как составить, за сколько времени направляется и как ознакомить

Однако есть и противоположная сторона.

Если речь идет об отпуске без сохранения заработной платы по производственной необходимости, то работодатель в обязательном порядке должны заблаговременно оповестить об этом намерении наемным штат сотрудников.

Дни авансом

Изначально необходимо понимать, что отпуск авансом может быть предоставлен работодателем по предварительной договоренности с сотрудником.

По этой причине можно говорить о том, что в составлении необходимого оповещения о предоставляемом отдыхе авансом нет необходимости.

Обязательным критерием личного ознакомления каждого наемного рабочего о предстоящем отпуске принято считать письменную форму документа.

На сегодня предусмотрено несколько методов оповещения сотрудников:

  • путем личного оповещения;
  • путем формирования приказа руководства компании;
  • путем постановки подписи наемного рабочего в ведомости.

Стоит также отметить, что в пределах одного структурного подразделения допускается возможность ознакомления наемного штата сотрудников в трудовом журнале их непосредственного руководства.

В ситуации, когда кто-либо из рабочих отказывается подписывать оповещение, сотрудниками отдела кадров формируется соответствующий акт об отказе.

Когда речь идёт об отпуске, имеется в виду не только ежегодный оплачиваемый отдых, но и прочие разновидности отпусков.

Вид отпуска

Нужно ли уведомление

Примечание

По графику

Если в графике указан только месяц отпуска, без точной даты его начала, уведомление направляется работнику за две недели до 1 числа отпускного месяца.

Если определена конкретная дата, то сотрудник оповещается за две недели до неё.

Не по графику

Если служащему понадобилось перенести свой отпуск на другое время, он пишет об этом заявление на имя директора. При положительном решении о переносе отдыха уведомлять сотрудника не требуется.

За свой счет (по инициативе работника)

Обычно надобность в таком отпуске появляется неожиданно, и приказ о его предоставлении издается на основании заявления отпускника, без оформления уведомления.

За свой счет (по инициативе работодателя)

Весь персонал, отправляемый по воле начальника в неоплачиваемый отпуск, должен быть предупрежден об этом в обязательном порядке.

Авансом

Даётся по просьбе служащего, обычно в срочном порядке, в связи с чем напоминать ему об отпуске нет необходимости.

Уведомление об отпуске

Ознакомить работника с уведомлением об отпуске по графику отпусков в 2019 можно двумя способами:

  1. Лично: вручить ему бумаги, получить подпись, один экземпляр оставить у него.
  2. Удаленно: заказным письмом с уведомлением (если человек находится в командировке или на больничном). Составлением удаленного оповещения нужно озаботиться заблаговременно, поскольку датой ознакомления считается не дата отправки письма, а дата его получения – здесь важно не упустить установленный срок в две недели.

Если по каким-то причинам служащий отказывается ознакомиться с извещением, придется составлять акт об отказе – он послужит доказательством того, что директор всё сделал по закону. Если не был соблюден порядок уведомления об отпуске, работник может совершенно справедливо создать проблемы своему работодателю: перенести отпуск на другое время (ст. 124 ТК РФ); пожаловаться в ГИТ.

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Образец составления уведомления об отпуске

Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:

  1. Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
  2. Название документа.
  3. Текст уведомления:
    • с реквизитами графика отпусков;
    • ссылками на правовые акты;
    • датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
    • общей продолжительностью выходных в календарных днях.
  4. Подпись лица, оформившего документ.
  5. Подпись работника об ознакомлении с извещением. 

При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы.

Важно! Уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

Закон нигде не указывает, какую именно форму должно иметь уведомление, если его оформляют как отдельный документ. В организации для его основы можно использовать фирменный бланк, а текст составить исходя из особенностей работы компании.

Весь текст уведомления можно целиком набрать на компьютере, или же использоваться в виде шаблона с незаполненными полями, в которые вручную вносятся сведения о сотруднике — его Ф.И.О., должность, период и начало отпуска и т. д.

В верхней части уведомления нужно указать название и реквизиты организации. После этого на отдельной строке записываются дата оформления и место.

Далее в правой части бланка указываются данные о сотруднике, кому передается документ — его Ф.И.О. и должность.

Затем посередине листа нужно записать название – «Уведомление», и проставить его номер. Под ним необходимо произвести регистрацию бланка в журнале.

Текст самого уведомления нужно составлять в форме письма в вежливой форме, там необходимо указать:

  • Статью ТК, где указана необходимость предоставить работнику уведомление;
  • Сведения о дате начала и завершения отпуска по графику;
  • Длительность периода в днях;
  • Сведения о графике отпусков, в котором был закреплен данный период предоставления отдыха;
  • Необходимость поставить подпись на бланке и вернуть его назад в кадровую службу.

Уведомление об отпуске должно подписывать лицо, ответственное за оформление документа, руководитель кадровой службы. В нижней части бланка обязательно должна находиться пустая графа, в которой работник может проставить дату ознакомления и свою подпись.

Выводы

Если в организации имеется график Т-7, то обязанность работодателя – сообщить каждому сотруднику о том, когда начинается отпуск.

https://www.youtube.com/watch?v=vHM4enLk5Ic

Проинформировать персонал можно любым удобным способом: оформить приказ Т-6 заранее и ознакомить с ним сотрудника, подготовить персональное уведомление, ознакомить с графиком распределения отпусков под роспись.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблемунапишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Уведомление об отпуске в 2019 году 7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург –ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector