Ключевые навыки секретаря в резюме

Как составить резюме секретаря

Деятельность секретаря – это широкий круг обязанностей и навыков. Какими именно навыками владеет конкретный соискатель, определяется его опытом.

Кто-то значительную часть времени работал в роли помощника руководителя, кто-то принимал посетителей на ресепшене.

Кто-то за 10 лет работы сменил 5 позиций, и все они имели разную специфику: одна – с уклоном в делопроизводство, другая – в обязанности переводчика, третья – в работу с документами, и т. д.

Что же писать в резюме? Перечислять все навыки, или только самые главные (тогда как определить, какие главные)? Насколько подробно описывать опыт, если пришлось сменить много мест работы, и опыт достаточно разнообразный?

Ответ на эти вопросы универсален – и имеет смысл для любой специализации.

Что именно писать в резюме, на чем акцентировать внимание работодателя, определяется вакансией.

Поясним на примере.

Есть вакансия секретаря на ресепшн в частную медицинскую клинику. Есть претендент с опытом работы секретарем, при этом большая часть стажа – это опыт работы помощником руководителя.

Соискатель своими конкурентными преимуществами считает способность эффективно взаимодействовать с руководителем: понимать задачи с полуслова и транслировать их в команду (ставить задачи исполнителям, контролировать исполнение); планировать день руководителя; контролировать документооборот, особенно связанный с сотрудничеством с зарубежными компаниями.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Давайте рассмотрим это на примере. Итак, у нас есть вакансия «Секретарь на ресепшн в медклинику» и соискатель с большим опытом работы, в основном – в сфере организации работы руководителя.

———————————————————————————————————————-

ФИО: Фомина Анастасия Петровна

Дата рождения: 24 апреля 1988 г.

Семейное положение: Замужем.

Город проживания: Москва

Мобильный телефон: [телефон]

Ключевые навыки секретаря в резюме

E-mail: [e-mail]

Цель: Позиция секретаря на ресепшн в команде профессионалов, в малом/среднем бизнесе.

Общие рекомендации

Главной особенностью профессии секретаря является многофункциональность, также сотрудник должен иметь навык ведения документооборота и владеть оргтехникой, без которой не обходится ни один современный офис. Секретарь – универсальный специалист, способный одновременно отвечать на входящие звонки и работать с документами.

Во многих компаниях существует должность секретарь-делопроизводитель, и вся работа по регистрации, движению и хранению документов предприятия лежит на его плечах. Помимо этого, секретарь должен организовывать работу с посетителями, распределять рабочее время руководителя и организовывать деловые встречи на разном уровне.

По большому счету, секретарь – это не только полноценный помощник начальника, но и лицо компании. Именно с ним происходит первое общение клиентов, поставщиков продукции и представителей контролирующих органов.

Соответственно, от внешнего вида сотрудника зависит первое впечатление о компании в целом. Он должен быть всегда опрятным и аккуратно одетым, также идеально должно быть составлено резюме для устройства на работу секретаря, образец которого рассматривается в этой статье. При его заполнении не допускаются неточности. Информация должна вноситься в лаконичной форме, без словарных излишеств и «водных» оборотов.

Образец резюме секретаря

В завершение приведем готовый шаблон резюме на должность секретаря.

Иванова Ольга Ивановна

д. р.: 10.01.1985

место жительства: Ростов

моб. телефон: 7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

цель: должность личного секретаря руководителя

Образование

Ростовский экономический институт

Социально-экономический факультет

БЦ «Профессиональное образование», семинар «Основы секретарского дела»

Опыт работы

01.2013 г. — настоящее время ОАО «Торговый дом»

должность: секретарь

обязанности:

  • планирование рабочего графика директора;
  • делопроизводство;
  • поддержание бесперебойной жизнедеятельности офиса.

09.2008 — 12.2012 г. ОАО «Медцентр Плюс»

должность: администратор на ресепшене

обязанности:

  • прием и перераспределение телефонных звонков;
  • работа с корреспонденцией;
  • встреча посетителей;
  • первичное консультирование клиентов.

Навыки:

  • опыт делопроизводства;
  • знание офисных компьютерных программ;
  • грамотная речь;
  • знакомство с оргтехникой.

Должность секретаря разносторонняя и ответственная – вам необходимо будет выполнять поручения руководителя, встречать посетителей, иметь дело с документацией, при этом всегда опрятно и прилично выглядеть. В своём резюме обязательно вставьте фото, ведь помимо ваших навыков, работодатель также будет оценивать и внешние данные (аккуратная причёска, деловая одежда, хороший маникюр).

Конечно основная работа секретаря – работа с бумагами, нужно быть внимательным, аккуратным, уметь работать с офисной техникой. Знание иностранных языков даст вам преимущество среди других кандидатов, укажите в резюме уровень владения иностранными языками.

Образование не обязательно должно быть конкретной специализации, главное, чтобы основная его суть была связана с ведением документации, умением анализировать данные, находить подход к людям.

В личных качествах упомяните организованность, собранность и коммуникабельность.

Образец резюме секретаря-рефернента

Секретарь– это лицо фирмы. Должность секретаря-референта очень ответственная. В обязанности секретаря-референта входит прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей.

Хоть и принято считать, что должность секретаря является трамплином в карьере, но уровень образованности должен быть достаточно высоким, а вот внешний вид секретаря-референта является визитной карточкой предприятия.

Обязанности секретаря могут ограничиваться лишь подачей кофе и приемом звонков, а могут и значительно расширяться до составления важнейших документов и организации отдыха руководителя и его семьи.

РЕЗЮМЕ

https://www.youtube.com/watch?v=LoLEOVA3Hbs

Рыбакова Мария Олеговна

Год рождения: 1984 Место проживания: г. Киев, ул.Мартовская 2, кв. 22

Ключевые навыки секретаря в резюме

Телефон: (044) 777-77-77

Мобильный: (099) 333-33-33E-mail: __________________

Желаемый уровень заработной платы: 500$

Цель: должность секретаря-референта

Образование:2002 — 2007 – Донецкий национальный университет «Украинская академия», факультет: иностранных языков, специальность: референт-переводчик английского языка.

Опыт работы:2009 – настоящее время. – «Деловой Мир», должность — секретарь-референтДолжностные обязанности:

  • организация жизнедеятельности офиса
  • прием и распределение телефонных звонков
  • регистрация и оформление документации, подготовка деловых документов на подпись руководителю
  • перевод документации, в том числе и технической
  • работа с оргтехникой
  • организация переговоров, совещаний и встреч, ведение протоколов
  • организация встреча VIP-гостей
  • обеспечение комфортной и приятной рабочей обстановки

2007 — 2008 – «СтарВей», должность — секретарь-референтДолжностные обязанности:

  • организация документооборота
  • контроль дисциплины
  • выполнение поручений непосредственного руководителя
  • заказ и бронирование ЖД и Авиа билетов, гостиниц
  • оформление командировок
  • обеспечение офиса канцтоварами
  • обеспечение жизнедеятельности офиса
  • работа с курьерами
  • приём и распределение звонков, факс-сообщений и электронной почты
  • ведение протоколов заседаний, составление и регистрация приказов

2006 – 2007 – «Life», супервайзерДолжностные обязанности:

  • раскладка товара на полках торговых павильонов
  • составления отчетов о проделанной работе
  • стажировка новых сотрудников на аналогичную должность
  • контроль наличия рекламных материалов
  • сотрудничество с персоналом

Дополнительная информация:

  • владею русским, украинским и английским языками
  • компьютерная грамотность: Internet, Оutlооk Ехрress, программы MC Office и т.д.
  • скорость набора текста — 305 зн./м  (русская раскладка), 263 зн/м (английская раскладка)
  • закончила курсы по ведению делопроизводства

Личностные качества:Свойственны организаторские способности, оперативность, хорошая память и дикция, коммуникабельна, ответственна, исполнительна, презентабельная внешность, стремлюсь к профессиональному и личному росту.

ПодробностиКатегория: Резюме

………………………………………………………………………………………………………(ф.и.о полностью)

Ключевые навыки секретаря в резюме

 Дата рождения: «…..» ………………….. …….……. г.

 Гражданство: ……………………………………………

 Телефон: …………………………………….…………..

 Эл. почта: ……………………………………………….

Семейное положение: …………………..……………………………………………………………(женат / не женат / дети)

Желаемый график работы: …………………………………………………………………………(полный / неполный рабочий день) Цель: ……………………………………………………………………………………………….

(соискание должности секретаря)

Образование……………………………………………………………………………………….

(годы учебы, наименование учебного заведения)

Специальность: ……………………………………………………………………………………

Опыт работы

1 ….…………………………………………………………………………………………………(период работы, наименование организации)

Должность: ………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………(см. варианты ниже) 2 ….…………………………………………………………………………………………………

(период работы, наименование организации)

………………………………………………………………………………………………………(см. варианты ниже) 3 ….…………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………(см. варианты ниже)

4. Профессиональные навыки и знания

Ключевые навыки секретаря в резюме

..….…………………………………………………………………………………………………(знание основ делопроизводства, правила делового общения, уверенный пользователь ПК — MS Office (Word, Excel, Outlook), Internet, грамотная устная и письменная речь, владение оргтехникой, мини АТС, знание основ административного права и законодательства о труде)

6. Прочее ………………………………………………………………………………………………(исполнительность, пунктуальность, аккуратность, внимательность, доброжелательность, отсутствие вредных привычек)

………………………………….(подпись)

«……»…………………..20…..г.

Должностные обязанности секретаря, возможные варианты: – Координация и обеспечение работы офиса- Планирование, своевременное внесение изменений в график работы руководителя – Общее делопроизводство- Ведение электронного документооборота – Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя предприятия- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя – Проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись – Приём поступающей корреспонденции и передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям- Организация проведения телефонных переговоров руководителя- Передача и приёмка информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.

), а также телефонограмм- Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем по поручению руководителя- Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем- Организация командировок руководителя- Визовая поддержка руководства и сотрудников офиса- Информирование сотрудников компании о событиях, фактах, распоряжениях- Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и аспоряжений- Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники и  канцелярскими принадлежностями- Печать по указанию руководителя служебных материалов- Организация приема посетителей

– Прием посетителей, заказ пропусков

Помогите другим людям найти этот образец резюме секретаря. Поделитесь им в социальных сетях.

Пресс-секретарь выполняет представительские функции в СМИ. Он общается с журналистами, предоставляет официальную информацию, организует пресс-конференции, создает пресс-релизы, обновляет корпоративный сайт и пр.

Как правильно описать опыт работы секретаря

Руководитель, занимающийся поиском секретаря, например на ресепшн, хочет видеть рядом с собой компетентного сотрудника, который станет ему универсальным помощником. Именно поэтом в первую очередь изучается раздел с указанием прошлого опыта работы, в частности:

  1. срок работы в должности;
  2. обязанности секретаря на прошлой работе;
  3. достижения секретаря (если имеются);
  4. название организации.

Наличие таких сведений существенно увеличивает шансы на успех при трудоустройстве.

Подбирая обязанности секретаря руководителя для резюме, важно вносить в форму только самые ключевые функции. Мы хотим предостеречь соискателей от заведомо ложного преувеличения ваших заслуг, так как отсутствие практического опыта и профессионального навыка скрыть не получится. Это может неблагоприятно сказаться на имидже соискателя, поэтому в анкете всегда указывайте реальные навыки и способности.

На секретаре, какие бы функции на него не были возложены, лежит огромная ответственность, поэтому он должен обладать многочисленными знаниями и умениями. К заполнению пункта о функциональных обязанностях необходимо подойти взвешенно. Соискатель должен донести до работодателя сведения о том, что он владеет умениями вести документацию и знает свои должностные обязанности, знаком с протоколом деловых встреч и заседаний.

Пример опыта работы секретаря:

  • Период:

    09.2017 — н. в.

  • Организация:

    ООО «Спейс-веб»

  • Должность:

    Секретарь-референт

  • Обязанности:

    — Работа с входящей корреспонденцией
    — Прием и распределение входящих телефонных звонков
    — Организация приема посетителей
    — Организация командировок руководителя и сотрудников компании
    — Контроль своевременного исполнения приказов руководителя
    — Обеспечение жизнедеятельности офиса.

  • Достижения (за 2 года):

    — Внедрила собственный алгоритм обработки входящей информации. Сократила время работы с документами на 25-30%. Оптимизировала электронный оборот офисной документации. Принимала активное участие в разработке тренинга для офис-менеджеров.

Обратите внимание на очень важный пункт данного раздела, в котором описываются достижения кандидата на вакансию секретаря. Не стоит им пренебрегать, особенно если соискателю есть чем похвастаться. Здесь важно отойти от шаблона и использовать не общие фразы, а сведения о конкретных успехах в работе, и желательно с цифрами.

Образец резюме секретаря

Несмотря на то, что опыт в работе секретаря имеет огромное значение, шанс на трудоустройство есть и у соискателей без опыта или с большим перерывом в стаже. В такой ситуации важно проанализировать все имеющиеся навыки и указать те, которые хотя бы удаленно связаны с работой секретаря. Если у вас был опыт подобной работы, пусть и без официального оформления, эту информацию также можно внести в анкету.

Увеличит шансы соискателя хорошее образование или такие личные качества, как коммуникабельность и способность быстро принимать решения.

Профессия Пресс-секретарь: пример (образец) резюме

Учитывая большое количество выполняемых функций, ключевые навыки секретаря для резюме должны быть соответствующими. Работодатель уделяет этому разделу анкеты особое внимание, поэтому заполнить его надо внимательно и максимально кратко. Здесь кандидату предоставляется право действовать нешаблонно, так как в этом разделе допускается указание не только умений, необходимых секретарю-референту или секретарю-делопроизводителю, но и упоминание о наличии знаний, не имеющих никакого отношения к будущей работе.

Должность современного секретаря предполагает множество дополнительных обязанностей, для выполнения которых могут потребоваться специфические навыки. Чтобы ваша анкета соответствовала требованиям работодателя, перед заполнением этого блока внимательно ознакомьтесь с должностными обязанностями и на основании полученной информации скорректируйте свои умения.

Пример профессиональных навыков секретаря:
Пользователь ПК Грамотная устная и письменная речь
Делопроизводство Документооборот
Деловой этикет Прием входящих звонков
Работа с корреспонденцией Отчетность
Владение оргтехникой Выполнение поручений руководителя
Многозадачность Встреча посетителей
Организация совещаний Жизнеобеспечение офиса

Почему иногда в названиях вакансий пишут не просто секретарь, а секретарь-референт. Чем отличается секретарь референт от обычного секретаря? Само слово «референт» в переводе с латыни означает сообщающий, относящий, воспроизводящий.

Одно из значений слова «референт» — это докладчик, делающий доклад или читающий реферат. Т.о.

Часто от секретаря-референта требуется знание иностранных языков. Условно можно считать, что в отличие от обычного секретаря, в обязанности которого входит работа с уже готовыми документами, секретарь-референт участвует в процессе создания документов, занимается еще и подготовкой документов и сбором необходимой информации для их подготовки.

Умение вести делопроизводство. Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми. Элегантная приятная внешность. Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс. Умение работать с конфиденциальной информацией.

Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Знание о профессии секретаря часто ограничивается информацией, полученной из кинофильмов и наблюдений за фрагментами работы секретарей в школе, институте, различных муниципальных учреждений.

А ведь работа секретаря  очень ответственна и требует специфических знаний и умений. Всё зависит от области применения этих знаний. Рассмотрим примеры резюме секретаря, а точнее требования к нему.

Ключевые навыки секретаря в резюме

Допустим, вы закончили ВУЗ и хотите работать секретарём в крупной компании. В отделе кадров вам предложат заполнить резюме, в котором вам придётся рассказать о себе всё.

  1. Дать свои паспортные данные, включая прописку и семейное положение;
  2. Указать цель получения данной должности.
  3. Показать, чем вы лучше других соискателей на это место ( Здесь скромничать не нужно. Неуверенность хуже всего. Лучше писать: умею, владею, применяю, знаю.)
  4. Всегда приветствуется знание иностранных языков.
  5. Владение компьютером даже не обсуждается. Уровень пользователя не подходит. Вы должны уверенно работать в разных программах: Word, Excel, Power Point и др.
  6. Высшее образование в компаниях такого уровня, как правило, обязательно.
  7. Опыт работы, наличие водительского удостоверения, отзывы приветствуются.

Кроме этого вам придётся дать себе характеристику. Указать насколько вы пунктуальны, грамотны, сдержанны и т.д.

Павлова Галина Сергеевна Цель: получение должности Секретарь-референт/ помощник руководителя Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх Дата рождения: 10.09.1978г. Образование: 1996-2001гг.

Хабаровский педагогический государственный университет Специализация: педагог-психолог 2001-20003гг. Курсы усовершенствования английского языка при ХГУ.

Опыт работы: 2006 – 2009 Коммерческий банк “Прогресс” Должность: секретарь-референт, помощник руководителя Обязанности: ведение деловой переписки и документооборота в соответствии с нормативными требованиями; работа с иностранными партнерами на английском языке; перевод документации английского языка на русский и наоборот;

  • делопроизводство в соответствии с требованиями законодательства;
  • письменные переводы любых документов;
  • протоколы совещаний;
  • составляю план-график работы руководителя на неделю, месяц;
  • организую прием гостей и переговоров, в том числе и VIP гостей;

Дополнительные сведения: английский – свободный ПК – знание программ MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; оргтехника; Машинопись 230 зн/мин. Прописка: г. Киров, ул. Амурская, д.18, кв. 10. ” Семейное положение: замужем, сын 4 года. Желаемая з/п: от 30000 руб. Это лишь пример резюме секретаря, но он близок к реальным требованиям.

Как написать сопроводительное письмо?

Работу секретаря-референта характеризует разноплановость выполняемых задач, динамичная ситуация, необходимость оперативно решать проблемы и параллельно заниматься несколькими видами деятельности. По этой причине к кандидату, который пытается трудоустроиться, предъявляют целый ряд личностных и деловых требований.

К претенденту могут выдвигаться серьезные квалификационные требования (знание делопроизводства в совершенстве, высшее образование, владение иностранными языками). Поэтому, для того чтобы вас услышали, важно правильно оформить резюме секретаря.

Обычно секретарь занимается планированием рабочего дня своего руководителя, телефонными переговорами, обработкой писем, поступающих на электронную и обычную почту. Кроме этого, на его плечах лежит ответственность за выполнение поручений вышестоящего человека и ведение стенографии совещаний компании.

Оповещение сотрудников фирмы и непосредственного руководителя о предстоящих деловых встречах, мероприятиях, сроках сдачи документации, изменениях в календарном графике – лишь малое дополнение к обязанностям секретаря.

Претендент на должность секретаря руководителя должен быть общительным, обладающим грамотной письменной и устной речью, аккуратным, усидчивым, внимательным, знающим иностранный язык. Быстрая адаптация к коллективу и готовность в краткие сроки решать сложные ситуации – это те черты, которые очень ценятся руководством солидных компаний.

Ключевые навыки секретаря в резюме

Написание этого документа стоит начать с перечисления деловых и личностных навыков, которые пригодятся в новой компании.

Один из главных пунктов резюме секретаря – полученное образование. Если вы закончили гуманитарный факультет с уклоном в иностранные языки, то это лишь поможет вам быстрее найти достойную работу.

Очень важно описать имеющийся опыт работы. Также следует упомянуть функциональные обязанности, которые вам приходилось выполнять на ранее занимаемых должностях.

Рекомендательные письма с прошлых мест работы станут отличным дополнением к резюме.

Пример резюме

Выше была описана главная информация, которую следует указать в резюме секретаря, образец которого мы сейчас продемонстрируем.

ФИО: Павленко Оксана Викторовна.

Цель: получение должности секретаря-референта в компании «Технологии Х».

Дата рождения: 12.06.1969.

Контактный телефон: ххх-хх-хх-хх.

1980-1984 гг. – Московский государственный педагогический университет по специализации педагог-психолог.

2001-2006 гг. – Курсы усовершенствования французского и английского языков при ХГУ.

Профессиональные навыки: составление графика работы, организация приемов коллег и партнеров компании, ведение протоколов совещаний, делопроизводство согласно законодательным требованиям.

Дополнительные сведения: свободный уровень разговорного английского; знание в совершенстве программ Lotus, MS Office, WinFaxPro; скорость письма – 240 знаков в минуту.

Адрес прописки: г. Москва, ул. Октябрьская, д. 64, кв. 247.

Семейное положение: замужем, дочь 5 лет.

Желаемая з/п: от 34 тысяч рублей.

Это всего лишь пример резюме секретаря, но его исполнение близко к реальным требованиям.

Сопроводительное письмо не является обязательным, но тем не менее производит благоприятное впечатление на потенциального работодателя. Не стоит в нем повторять все то, что написано в самом резюме. Здесь нужно обозначить свой интерес к вакансии и кратко подчеркнуть наличие основных навыков и компетенций, которые помогут вам в выполнении профессиональных обязанностей.

В конце письма поблагодарите за проявленный интерес и выразите искреннюю надежду на отклик.

Несмотря на то, что в большинстве высших учебных заведений не предусмотрено обучение по специальности секретарь, сведения об образовании являются не менее важными, чем практический опыт работы. При заполнении этого раздела соискателю не надо ничего выдумывать – достаточно вспомнить год окончания учебного заведения, его название, факультет и специальность по диплому.

Пример: базовое образование

  • Среднее спец.:

    Колледж бизнеса и технологий СПбГЭУ

  • Факультет:

    Экономика и бухгалтерский учет

  • Специальность:

    Делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование

  • Год окончания:

    2017

Ключевые навыки секретаря в резюме

Довольно часто секретарь не имеет профильного образования, и в этом случае шансы на трудоустройство будут выше у тех, кто прошел специальную подготовку на курсах, проводимых различными учебными центрами по всей территории России. Как правило, обучение делопроизводству занимает несколько недель, поэтому, если в вашем арсенале нет такого свидетельства, вы вполне можете успеть получить необходимый навык пока ищите работу.

Пример: дополнительные курсы

  • Год окончания:

    2018

  • Название:

    «Секретарское дело с использованием ПК»

  • Проводившая организация:

    Coursera

Серьёзной ошибкой при заполнении резюме является неполное заполнение раздела с контактными данными. На ум сразу приходит номер мобильного телефона и адрес электронной почты. Не стоит забывать, что мы живем в век компьютерных технологий и интернета, поэтому стоит вспомнить о наличие аккаунтов в соцсетях – возможно ваш будущий начальник тоже использует для общения одноклассники, группу ВКонтакте или Фейсбук.

Чем занимается специалист?

Работа любого секретаря требует навыка оперативно переключаться с одного вида рабочей активности на другой. Этот человек выполняет самые различные задачи, но все они направлены на оказание помощи первому лицу компании в работе, а также экономию его рабочего и личного времени. Традиционно в должностные функции этого специалиста входят делопроизводство, работа с телефоном, мини-АТС и офисной техникой, перераспределение звонков, а также организация встреч, деловых поездок и некоторые иные работы.

  • Секретарь на ресепшене отвечает за первичный прием клиентов и посетителей, общение по телефону, прием факсов, а также сервисное сопровождение переговоров руководителя.
  • В должностные обязанности администратора входят организация максимально эффективного взаимодействия сотрудников предприятия, поддержание порядка в офисном помещении, обслуживание оргтехники, обеспечение офиса компании всеми необходимыми канцелярскими и хозяйственными товарами.
  • Немного отличаются задачи личного помощника руководителя. Данный специалист всегда находится в курсе предстоящих мероприятий. Именно на его плечи ложатся составление графика рабочих встреч начальника, выполнение его личных поручений и многие другие задачи, которые обычно оговариваются в каждом конкретном случае индивидуально.
  • Секретарь судебного заседания обычно прикрепляется к одному судье — этот сотрудник принимает участие в заседаниях суда и выполняет всю необходимую документальную работу. Судебный секретарь занимается архивацией документов, передачей материалов в канцелярию, ведением протокола судебного заседания, а также рассылкой повесток. Требования к данной должности весьма высокие: сотрудник должен иметь высшее юридическое образование и профессиональный стаж не меньше 2 лет.
  • Пресс-секретарь курирует вопросы презентации бренда, взаимодействует со СМИ, составляет подборку актуальных новостей. Личный помощник принимает всю корреспонденцию, готовит все деловые бумаги для первого лица фирмы, собирает информацию, так или иначе связанную с принятием важных решений, а также выполняет разовые поручения начальника.

Структура

Любое резюме состоит из нескольких блоков. Ниже даны рекомендации о том, что указывать в каждом из них будущему секретарю.

Обязанности

В расширенном варианте список должностных задач любого секретаря выглядит следующим образом:

  • прием входящих писем и заявлений, их перераспределение, передача ответственным лицам;
  • прием документации на подпись начальнику;
  • ответ на поступающие телефонные звонки и их переадресация;
  • организация деловых переговоров начальника;
  • составление обращений, писем и иных документов по требованию начальника;
  • подготовка проведения совещаний и рабочих встреч, сбор нужных материалов, оповещение всех участников мероприятия о месте и времени их проведения, итоговое оформление протоколов встреч;
  • оказание услуг по организации встречи гостей руководителя;
  • контроль за исполнением сотрудниками компании распоряжений администрации;
  • обеспечение администрации фирмы нужными для работы канцелярскими принадлежностями, оргтехникой и другими средствами, способствующими бесперебойной работе персонала;
  • прием посетителей;
  • ведение архива компании;
  • организация командировок первого лица компании: приобретение билетов, а также бронирование номеров в гостинице;
  • выполнение прочих поручений.

Навыки

Успешный кандидат на позицию секретаря должен обязательно обладать следующими навыками, которые и можно указать в резюме:

  • делопроизводство;
  • ведение телефонных переговоров;
  • встреча и первоначальное консультирование клиентов;
  • поддержание жизнедеятельности офиса;
  • обработка корреспонденции;
  • организация мероприятий и деловых встреч;
  • тайм-менеджмент руководителя;
  • знание оргтехники и офисных программ ПК.

Какие именно навыки в приоритете — зависит от сферы деятельности фирмы. К примеру, если требуется секретарь в медицинский центр, то здесь вряд ли понадобятся глубокие знания делопроизводства и документооборота, вряд ли вам потребуется умение оформлять документы на получение визы. Эта позиция требует умения общаться с клиентами, знания основ медицинского дела, способности общаться по телефону в большом объеме.

Достижения

Профессиональные достижения важны для любого работодателя, среди наиболее значимых обычно выделяют следующие моменты:

  • оптимизация документооборота компании;
  • создание оптимального трудового климата в офисе;
  • организация системы взаимодействия подразделений;
  • Travel-поддержка;
  • координирование деятельности курьерской и клининговой служб.

Грамотный секретарь должен обладать такими важными качествами, как:

  • открытость к общению;
  • ответственность и ориентация на результат;
  • активная жизненная позиция;
  • умение выполнять обязанности в условиях многозадачности;
  • способность оперативно переключаться с одной активности на другую;
  • отсутствие каких-либо вредных привычек;
  • стрессоустойчивость;
  • аккуратность и скрупулезность;
  • стремление доводить начатое до конца;
  • порядочность;
  • умение работать с личной информацией;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • хорошее знание делового этикета;
  • способность действовать в команде.

Опыт работы

Если вы уже работали секретарем, то описать свой трудовой опыт вам не составит труда. Гораздо сложнее придется тем соискателям, которые ищут работу по данной специальности впервые. Тем не менее отсутствие опыта — не повод расстраиваться, вы всегда можете выдвинуть на первый план свои ключевые навыки, которыми обладаете.

Например, вы можете указать:

  • свободное владение английским и испанским языками;
  • владение всеми базовыми офисными программами;
  • знание оргтехники;
  • 10-пальцевый метод слепого печатания (300 знаков в минуту).

Образование

Для того чтобы претендовать на вакансию секретаря-референта в солидную компанию, нужно иметь высшее образование. Однако для эффективного выполнения обязанностей зачастую требуются дополнительные курсы и тренинги по делопроизводству, архивному делу, а также обучению работы с оргтехникой. В небольших конторах секретари зачастую дополнительно выполняют обязанности младшего юриста или ведут бухгалтерский учет. В этом случае, соответственно, понадобится юридическое или экономическое образование.

Чего не нужно указывать?

Чуть подробнее остановимся на том, чего не нужно указывать в резюме.

  • Свои хобби и увлечения. Не стоит подробно расписывать, как вы любите выращивать цветы/вязать спицами/ вышивать в случае, если ваша будущая деятельность не имеет к этому отношения.
  • Весь имеющийся опыт работы. Многие начинают трудовой путь с таких позиций, как продавец, дворник или уборщик. Если вы работаете более 10 лет, будет вполне достаточно остановиться на 2–3 местах по сходной специальности.
  • Секретарь должен обладать приятной внешностью, поэтому к резюме желательно приложить фотографию. Однако здесь не допускается никакая сексуальная подоплека — ограничьтесь строгой фотографией «на документы». Изображения в купальнике или в ресторане могут быть истрактованы некорректно.

Заключение

Работая над созданием резюме, помните, что вашей главной задачей является создание уникального документа, который будет максимально соответствовать требованиям вакансии. Поэтому при составлении документа мы рекомендуем еще раз внимательно перечитать условия работодателя и отразить в документе только актуальную информацию.

Мы уже сказали в начале повествования о том, как должен выглядеть секретарь – лицо компании или организации. Внешность в данном случае может сыграть главную роль, ведь не секрет, что многие руководители – обеспеченные мужчины, и они подсознательно хотят видеть рядом с собой опрятную и ухоженную секретаршу. Идеально выглядеть должны и секретари мужчины, в последнее время эта профессия среди представителей сильного пола пользуется большой популярностью.

Много споров идет относительно того, нужно ли к резюме секретаря образец которого мы разобрали в данной статье, прикладывать фотографию.

Работодатели хотят видеть не только сухие фразы, но и визуально представлять, с кем им придется работать. Поэтому если вы хотите увеличить свои шансы на трудоустройство, начните с визуального знакомства посредством фотографии.

Ключевые навыки секретаря в резюме

Но стоит помнить, что фото должно быть качественным и отвечать нормам делового этикета.

При заполнении резюме помните также о грамматических ошибках, наличие которых может испортить вашу репутацию.  

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector