Кадровые документы, которые должны быть в организации

Обязательные кадровые документы в организации 2019

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2019 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Утвержден порядок независимой оценки квалификации работников. Независимая оценка квалификации – подтверждение соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством. Оценку проводят независимые центры оценки квалификации

Ввели отдельную ответственность на случай, если не сдать сведения персучета в ПФР. Так, если не предоставить сведения персонифицированного учета в срок или сдать не полностью, ответственных сотрудников оштрафуют на 300–500 руб. Ответственность прописана в статье 15.33.2 КоАП РФ

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.

Создают их, как правило, специалисты разных сфер деятельности — экономисты, правоведы, кадровики и т. д. Многие часто путают внутренние нормативы организации с кадровой документацией. Однако, между ними существует значительное различие. Например, табель учета рабочего времени сотрудников или регистрационные журналы не являются локальными нормативными документами.

— локальный нормативный акт, в котором указываются должности работников с ненормированным рабочим днем. Этот документ обязателен в случае наличия в организации работников, которым установлен ненормированный рабочий день, при условии, что данные сведения не отражены в коллективном договоре или другом локальном акте, например в правилах внутреннего распорядка (ст.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Перечень необходимых кадровых документов Перечень документов кадровому делопроизводству Чаще всего на средних и крупных предприятиях присутствуют специальные отделы, занимающиеся решением вопросов. Система их работы может варьироваться, в зависимости от крупности самого предприятия, количества его сотрудников и многих других факторов. Так или иначе, сбор кадровой документации — важный элемент, без соблюдения которого на предприятия могут накладываться серьезные штрафы.

Также надо учитывать специфику направления деятельности компании в целом, либо отдельных ее структурных подразделений. Только учитывая эти моменты можно определить какой нормативный акт для этой фирмы обязателен, а какой может существовать на основании добровольной воли хозяйствующего субъекта.

Чтобы учесть специфику деятельности и адаптировать существующие нормы законодательства в отношении компании, ответственные лица на предприятии могут оформлять локальные нормативные акты. Эти документы конкретизирует положения законов и устанавливают правила, которые не были рассмотрены в них, но необходимы для урегулирования трудовых отношений. Существует обязательный локальные нормативные акты организации перечень.

В процесс организации труда руководству компании приходится совершать множество действий: принятие новых сотрудников, увольнение, повышение в должности работников и другое. Решение всех этих вопросов должно быть зафиксировано в письменной форме. Для этого руководство компании и кадровая служба издают соответствующие распорядительные документы.

Прозрачность и справедливость правовых отношений в сфере труда обеспечивается многочисленными документами. Такие обязательные документы по кадрам в организации фиксируют порядок оплаты труда персонала, внутренние правила компании, отпуска, рабочие и выходные дни сотрудников, другие особенности трудовых отношений.

  • разработать внутреннюю нормативную базу;
  • подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
  • произвести штатную расстановку;
  • подготовить трудовые соглашения;
  • разработать формы по личному составу;
  • оформить карточки Т-2;
  • утвердить бланки заявлений для сотрудников;
  • подготовить внутренние приказы.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Образец формы Т2

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Бытует мнение, что представители малого бизнеса – индивидуальные предприниматели, могут не обращать особо пристального внимания на вопросы кадрового учета, так как он не является для них обязательным. Однако это далеко не так. Давайте рассмотрим вопрос кадрового учета работников ИП более подробно.

Не важно, как называются ваши локальные акты. Они могут носить статус положения, инструкции, регламента и даже правил. Главное, чтобы их нормы не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Ниже приведен перечень документов, которые характерны для большинства организаций.

Изменения в ТК РФ о локальных нормативных актах с 2017 года отражены в Федеральном законе от 03.07.2016 № 348-ФЗ . Он вступает в силу с 1 января 2017 года и, в свою очередь, служит базой для изменений в Трудовом кодексе. В частности, в ТК со следующего года появляется новая глава 48.1 «Особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям».

  • трудовая книжка работника;
  • штатное расписание (форма № Т-3);
  • трудовой договор (или контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
  • личную карточку (форма № Т-2);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • график отпусков (форма № Т-7);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение по защите персональных данных работника;
  • трудовую книжку;
  • локальные акты по охране труда.
  • положение о структурных подразделениях организации;
  • положение о персонале;
  • должностные инструкции;
  • положение об аттестации работников.

Каковы обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году

  1. Локальные нормативные акты:
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работников;
  • правила охраны труда работников.
  1. Распорядительные документы:
  • приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • распоряжения.
  1. Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
  • трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2019-2019»);
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.

  • коллективный договор (об особенностях его составления подробно рассказано в статье «Порядок разработки и заключения коллективного договора») при наличии волеизъявления хотя бы одной стороны трудовых отношений о его заключении;
  • положение о хранении коммерческой тайны, если сведения, допуск к которым получают работники в ходе осуществления своей трудовой деятельности, имеют статус такой тайны;
  • график сменности, если работники трудятся в сменном режиме;
  • должностные инструкции, если трудовые договоры, заключаемые с работниками, не определяют точный перечень выполняемых ими функций;
  • положение о премировании, если существующая на предприятии система оплаты труда предусматривает начисление работникам премий различных видов;
  • журнал прохождения медосмотров, если сотрудники предприятия обязаны проходить его регулярно (например, при выполнении автомобильных перевозок водители проходят предрейсовый осмотр).
  • трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «Образец типового трудового договора с работником 2018 ― 2019»);
  • трудовые книжки;
  • книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • график отпусков;
  • личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  • табель учета рабочего времени;
  • записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Образец формы Т2

Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие).

При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. «

    • обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
    • документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
    • необязательные документы.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

1

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу»

Виды кадровой документации

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Изменения с 1 января 2019 года: обзор для кадровика, бухгалтера, директора и ИП

С одной стороны, кадровый документооборот достаточно прост: большинство форм утверждено Госкомстатом, четко регламентирован порядок их заполнения и хранения.

А с другой стороны, количество этих форм столь велико, что помнить их все может только специалист. При этом каждое упущение, каждая отсутствующая форма может стоить организации минимум 30 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Настоящая статья является своеобразной шпаргалкой по кадровым документам, которые должны быть в любой организации.

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки, договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1).

Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них.

Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

График отпусков

Следующий документ, про который далеко не всегда помнят бухгалтеры, выполняющие функции кадровика, связан с отпусками сотрудников. Речь идет о графике отпусков. В статье 123 ТК РФ прямо сказано, что график отпусков обязательно должен быть в организации. Данный документ составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата №1.

Обратите внимание: график отпусков должен быть утвержден в строго определенное время – не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Кроме того, любые отклонения реальных отпусков от этого графика должны оформляться отдельными приказами, вносящими изменения в график.

И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график.

Кадровые документы, которые должны быть в организации

Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.

Штатное расписание

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации.

Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).

Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание.

Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции.

Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ, работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы.

В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях.

А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Распоряжением Правительства РФ от 06.12.2019 №2716-р предусмотрено повышение заработной платы бюджетникам. Согласно распоряжению, с 1 января 2019 года на 4% будет повышена оплата труда работников бюджетного сектора экономики, занятых в учреждениях федерального подчинения. Это повышение распространяется на все федеральные учреждения – автономные, бюджетные и казенные.

Напомним, типовые нормы выдачи и стандарт по обеспечению работников смывающими и обезвреживающими средствами утвержден приказом Минздравсоцразвития от 17.12.2010 № 1122н. Новые поправки закрепляют, что нормы выдачи смывающих или обезвреживающих средств, соответствующие условиям труда на рабочем месте работника, указываются в трудовом договоре работника или в локальном нормативном акте работодателя.

  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
  • расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
  • расчетная ведомость (форма № Т-51);
  • платежная ведомость (форма № Т-53);
  • журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
  • лицевой счет (форма № Т-54);
  • лицевой счет (форма № Т-54а);
  • записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
  • записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
  • акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно  разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно.

Какие обязательные кадровые документы для ООО в 2019 году предусмотрены законом

  1. Графики сменности. Если в организации сотрудники трудятся посменно, обязательно составление и хранение таких документов.
  2. Коллективный договор. Если одна из сторон трудовых отношений выступила с инициативой проведения коллективных переговоров, и по их результатам принят коллективный договор, то он должен храниться в ООО.
  3. Журналы проведения первичных и периодических медицинских осмотров. Эти документы должны быть в организации, если в силу закона сотрудники должны проходить такие осмотры, например, на работах, связанных с вредными условиями труда, перевозками, и т.д.
  4. Должностные инструкции. Необходимы в случае, если требуется прописать должностные обязанности сотрудников. Как правило, составляются с целью не загромождать трудовые договоры информацией, либо, когда применяются профстандарты.

В зависимости от ситуации данный перечень может дополняться иными обязательными документами. Так, например, если в организацию принимается иностранный работник, то об этом необходимо уведомить миграционный орган, и доказательства такого уведомления должны храниться в организации.

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени. 

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», с учетом принятого административно-территориального деления. Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.

), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа.

прием на работу, перевод на другую должность и увольнение; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; рабочее время и время отдыха; поощрения за успехи в работе; ответственность за нарушение трудовой дисциплины и др. Например, если уволенный за прогул работник будет оспаривать это решение в суде, одним из аргументов в пользу работодателя станут правила внутреннего трудового распорядка, в которых прописаны начало и конец рабочего дня.

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
  • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Какие документы должны быть в отделе кадров

  1. Коллективный договор
    Обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить.
  2. Положение об оплате труда и премировании
    Обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не урегулированы ни в одном другом документе (ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании, ни в правилах внутреннего трудового распорядка). Вообще, если премии выплачиваются, лучше положение о премировании издать.
  3. Должностные инструкции
    Обязательны, если не все должностные обязанности работников указаны в трудовых договорах.
  4. Договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
  5. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы
    Обязательно, если работодателем проводится аттестация работников.
  6. График сменности
    Обязателен при наличии сменной работы.
  7. Положение о коммерческой тайне
    Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять. Положение должно четко описывать круг сведений входящих в коммерческую тайну и обязательно устанавливать правила, обеспечивающие сохранность такой тайны.
  8. Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам
    Обязательны при наличии в штате соответственно несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работников, подлежащих периодическим медицинским осмотрам. Кстати, имейте в виду, что к работникам, подлежащим периодическим медицинским осмотрам относятся, в том числе, водители и сотрудники, работающие на компьютере .
  9. Документы, необходимые для привлечения иностранных работников
    При наличии таких работников – обязательны.

UPD от 1августаВместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Для чего нужны кадровые документы?

Какие бывают кадровые документы?

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:- журнал регистрации трудовых договоров;- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

– журнал регистрации приказов о командировках работников;- журнал регистрации командировочных удостоверений;- журнал регистрации служебных заданий;- журнал регистрации локальных нормативных актов;- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами.

Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы.Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании. Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя. Постоянно 12. Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора.

Внимание Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет ЭПК 13. Приказы о переводе на другую работу Статья 72.

1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет Важно ЭПК 14. Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет ЭПК 15.

Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости.

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16.

Кадровые документы

О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».

  • Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  • Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  • Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»

  • Внутренняя служебная переписка.
  • Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  • Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.
  • Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):
  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.

5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г.

№ 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) 5 лет 37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г.

Бланки по кадровому учету могут быть обязательными, унифицированными и рекомендованными к применению. Дополнительно к стандартному набору документов работодателям предоставляется право разрабатывать и утверждать собственные шаблоны по учету наемного персонала и сбору важной информации о работниках. Комплекс таких документов позволяет решить ряд задач:

  • соблюдение законодательных требований по оформлению трудовых взаимоотношений с наемным персоналом;
  • отражение достоверной информации в распорядительной документации;
  • обеспечение соответствия кадрового и бухгалтерского учета;
  • создание базы данных по сотрудникам;
  • выявление специалистов, которым можно поручить ответственные и сложные задания;
  • определение группы перспективных работников;
  • формирование классификационных выборок персонала по уровню профессиональной и квалификационной подготовки.

Для работника правильность оформления кадровых бланков и их сохранность на предприятии важна при реализации права на пенсионное обеспечение и получение дополнительных социальных гарантий. Например, трудовая книжка требуется при назначении пенсии.

Кадровая документация необходима при подтверждении оснований для досрочного выхода на пенсию отдельных категорий работников.

Отпуск, по которому не издан приказ, будет считаться недействительным, а время отсутствия работника в такой ситуации приравнивается к прогулу.

Кадровые бланки подразделяются на две группы по критерию уровня их законодательного регулирования:

  • обязательные формы;
  • шаблоны дополнительного учета.

В состав первой категории документации относят:

  1. Правила, регламентирующие внутренний трудовой распорядок. Они нужны для фиксации порядка взаимодействия работодателя и нанятого им персонала. Действие правил распространяется на оформление операций по приему на должность, заключению трудового соглашения. Нормы касаются вопросов согласования периодов работы и оплачиваемого отдыха, обозначения комплекса прав и обязанностей участников трудовых отношений (с. 189 ТК РФ).
  2. Трудовые договоры – отражают полный набор существенных условий сотрудничества работодателя и наемных специалистов (ст. 54 ТК РФ).
  3. Трудовые книжки – обязательный элемент кадрового учета. Эти бланки относятся к формам строгой отчетности. Содержащиеся в них сведения подтверждают накопленный сотрудником трудовой стаж.
  4. Шаблоны форм, которые приведены в Постановлении авторства Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. К ним относятся образцы распорядительной кадровой документации, штатное расписание и личные карточки.
  5. Бланки, касающиеся вопросов охраны труда и обеспечения безопасности на производстве.
  6. Положение, регламентирующее процедуры по обеспечению сохранности персональных данных.
Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Adblock detector